Immer mehr Unternehmen setzen auf ERP Software, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Enterprise Resource Planning – der effektive und geplante Einsatz von Ressourcen – bedeutet nichts anderes, als den betrieblichen Wertschöpfungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Je nach Branche und Betriebsgrösse sind die Anforderungen an die Software unterschiedlich. Letztendlich gilt auch für ERP: Jede Software ist nur so gut, wie sie zu den jeweiligen Einsatzzwecken passt und auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist.
Individuelle ERP-Lösungen für unterschiedliche Ansprüche
Der Markt für ERP Software ist gross. Welches System ausgewählt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Kosten orientieren sich vor allem an der Anzahl der Arbeitsplätze und dem Umfang der Implementierungsleistungen. Je grösser das Unternehmen, umso eher werden komplexe Lösungen notwendig. Eine intensive Prozessanalyse ist die Grundvoraussetzung für die Entscheidung, welche Software für ein intelligentes Enterprise Resource Planning eingesetzt werden soll, um langfristig eine signifikante Geld- und Zeitersparnis zu erreichen. Auch im Bereich ERP wird in zunehmendem Masse die Cloud eingesetzt (Software as a Service, SaaS). Vor der Entscheidung für eine bestimmte Software sollten deshalb unter anderem folgende Fragen geklärt werden:
- Nach welcher Software-Lösung wird überhaupt gesucht? Warenwirtschaft (WWS), Produktionsplanung und -steuerung (PPS), Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen?
- Welche Betriebsgrösse liegt vor?
- Wie viele Software-Arbeitsplätze kommen für die ERP-Lösung in Betracht?
- Wie gross ist das Projektbudget?
- Wie lang ist die Laufzeit des Projekts?
- Software as a Service (Cloud), Lizenzkauf oder Miete?
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Der Prozess der Implementierung
Die eigentliche Umsetzung des ERP-Systems wird meist nicht nur vom Anwender, sondern vor allem auch vom Anbieterunternehmen durchgeführt – vor allem bei grossen Unternehmen. Dabei werden zuerst die tatsächlichen Geschäftsprozesse ausgewertet, die im jeweiligen Anwenderunternehmen anfallen und mit der neuen ERP Software modelliert werden sollen. Wenn diese Prozesse abgebildet sind, erfolgt anschliessend die Datenerfassung. Oftmals werden spezielle Schulungen für die Mitarbeiter des Unternehmens erforderlich. Vor der endgültigen Anwendung des neuen ERP-Systems erfolgen einige Testläufe, in deren Verlauf die letzten Anpassungen erfolgen.
Wenn das Budget entscheidet
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist die Kostenfrage bei der Auswahl der ERP Software oft ausschlaggebend. Deshalb gibt es auch im Bereich ERP mittlerweile einige Open Source-Angebote, die kostenfrei sind. Wer sich für solche Freeware entscheidet, muss allerdings bedenken, dass eine 100-prozentige Leistungsfähigkeit dieser Programme ab einer gewissen Projektgrösse oft nicht mehr gegeben ist. Wer auf einen jederzeit zur Verfügung stehenden Support Wert legt und auch in puncto Gewährleistung hohe Ansprüche hat, kommt über kurz oder lang nicht an kostenpflichtiger ERP Software vorbei. Der Einsatz eines passenden ERP-Programms rentiert sich jedoch langfristig auch angesichts der damit verbundenen Kosten für jedes Unternehmen.